Geoptimaliseerde resource planning zorgt voor betere bedrijfsresultaten

Auvicom case study


Auvicom verkoopt, verhuurt en plaatst onder andere digitale interactieve borden, video conferentie materiaal, projectieapparatuur en flat screens voor evenementen. Auvicom heeft permanent een twintigtal medewerkers op de baan die zorgen voor de briefing, levering, installatie en opvolging van hun apparatuur. Dit alles wordt gestuurd vanuit de centrale zetel waar de planning van het personeel en resources door een planningscoördinator wordt opgesteld.


DE UITDAGING: OPTIMALISATIE RESOURCE PLANNING

De planningscoördinator had in het verleden een planningstool ter beschikking gebaseerd op Outlook. Hij kreeg opdrachten binnen vanuit 3 verschillende diensten binnen het bedrijf. Uit het oude CRM-systeem haalde men informatie over de klanten en opdrachten, er werden agenda’s gebruikt voor de personeelsplanning en er was een databank van het beschikbaar materiaal. Het personeel op de baan kreeg de personeelsplanning doorgestuurd via een webapplicatie verbonden met de mailserver.

Door het gebrek aan één centrale planningssoftware waren er regelmatig dubbele boekingen van wagens en personeel, geen overzicht van de personeelsplanning en geen actueel zicht op de resource planning. De uitdaging was dan ook om dubbele boekingen te voorkomen door het gebruik van een centrale resource planning tool (personeel, wagens, vergaderzalen, speciale apparatuur, …) .


DE OPLOSSING

Eerst en vooral heeft Auvicom samen met Just Software hun procedure van de resource planning en hun planningsproblemen grondig in kaart gebracht. Op basis daarvan werd een lijst opgesteld van alle nodige functionaliteiten in de nieuwe centrale resource planning software, zowel wat betreft personeelsplanning als voor planning van materiaal, klanten- en opdrachtgegevens. Op basis hiervan koos Just Software Encima als partner voor de ontwikkeling van een geschikte applicatie. 

Concreet werd er een online applicatie ontwikkeld die een koppeling maakt met Dave CRM en Google Kalender. Alle basis informatie zoals klantengegevens, contactpersoon, adres, leveradres, … voor een opdracht komen uit de Dave CRM database. Via de webapplicatie wordt deze opdracht dan in de Google Kalender van de werknemer ingepland.


RESULTAAT

  • Medewerkers beschikken in één keer over al de noodzakelijke informatie van de opdracht.
  • Duidelijk overzicht van de resource planning, zowel wat betreft personeel, wagens, materiaal, vergaderzalen, specifieke apparatuur,...
  • Planningscoördinator kan efficiënter werken waardoor de klantentevredenheid steeg.
  • Duidelijk geografisch overzicht waar welke resources zich op een bepaald moment bevinden
  • Door de verbeterde personeelsplanning kwamen er minder dubbele boekingen voor. En dat zorgde voor betere bedrijfsresultaten.

Heeft u behoefte aan optimalisatie van uw resource planning? Heeft u een tool nodig voor personeelsplanning? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek en/of gratis demo.

 

Gratis Dave ERP uitproberen?

Probeer een maand lang gratis onze ERP-software Dave uit. Ervaar hoe Dave uw administratieve processen vergemakkelijkt en uw verkoop optimaliseert.
Start vandaag uw 30 dagen gratis demo en ontdek alle functionaliteiten en mogelijkheden van ERP- en CRM-toepassing Dave.

Meer info nodig?

Contacteer ons!