Messiaen
EMDiscount
"Wij zitten reeds meer dan 42 jaar in deze business, ik had dus nogal een goed idee van waar de software aan moest voldoen."
Messiaen is een grootdistributiebedrijf voor de horeca. Met meer dan 12.000 verschillende artikelen en meer dan 550 klanten is een vlotte en vooral correcte administratieve verwerking van alle dagelijkse bewegingen van levensgroot belang. Een softwarepakket dat zowel het orderbeheer als de boekhouding op een geïntegreerde manier kon laten verlopen was dus waar Messiaen naar op zoek was. De oplossing werd gevonden bij Dave. We hadden een gesprek met Vincent Messiaen, zaakvoerder en verantwoordelijk voor het orderbeheer, en Inge Peirs die instaat voor de boekhouding.

Meneer Messiaen, hoe bent u bij Dave terecht gekomen?

Wij zitten reeds meer dan 42 jaar in deze business, ik had dus nogal een goed idee van waar de software, waar we naar op zoek waren, aan moest voldoen. Ik had een lijst opgesteld met vereisten en op basis hiervan werden drie mogelijke pakketten geselecteerd. Hoewel we lang geleden ooit met Cockpit van Just Software hadden gewerkt maakten we onze keuze wel louter op de mate waarin een aanbieder kon beantwoorden aan onze behoeften. Ons computerpark is samengesteld uit zowel pc’s als Macs maar we hebben evengoed naar pakketten gekeken die uitsluitend voor pc bestemd zijn. Dave functioneert op meerdere platformen maar dit was voor ons niet de doorslaggevende factor. Op vlak van gebruiksvriendelijkheid neigden we al vlug naar Dave, en doordat Just Software een niet te grote en Belgische producent is, waarbij we voor het deel maatwerk, dat we toch nog nodig hadden, een direct contact konden hebben met de softwareontwikkelaars, viel onze keuze uiteindelijk op Dave.

Kan u iets meer zeggen over die specifieke eisen die u aan de software stelde?

Wel, er zijn er heel wat, maar ik zal de voornaamste even noemen. We hebben meer dan 12.000 artikelen in het aanbod die dagelijks door meer dan 550 klanten worden aangekocht. De traceerbaarheid van die bewegingen was, en is, dus een heel belangrijk aspect. Ook werken wij met verschillende kortingen en verkoopprijzen die automatisch moeten kunnen worden verwerkt. De picking moet heel accuraat kunnen gebeuren. Daarenboven wil ik statistieken kunnen maken van de relevante data en ik wil dat alles op een snelle en overzichtelijke manier kan verlopen. Zoals ik al zei kwam Dave heel sterk in de buurt van wat we wilden maar er is toch ook nog heel wat maatwerk aan te pas gekomen om alle punten van mijn lijstje af te kunnen vinken.

De overdracht van al die informatie uit uw vorige systeem naar Dave lijkt me geen sinecure. Hoe is dat verlopen?

Eigenlijk probleemloos. Het is uiteraard een kwestie van degelijke voorbereiding. Drie maand voor de overdracht zijn we daarmee begonnen, maar zoals ik zei, dat liep zoals voorzien.

Dave is een volledig geïntegreerd systeem. Vanuit één centrale database worden de verschillende modules aangestuurd. Messiaen werkt met Dave Order Aministration maar ook met Dave Accounting. We gingen dan ook even praten met mevrouw Inge Peirs, verantwoordelijk voor de boekhouding.


Mevrouw Peirs, hoe ervaart u Dave Accounting ten opzichte van uw vorige boekhoudsoftware?

Dat is een heel groot verschil en dat ligt vooral aan de volledige integratie tussen Dave Order Administration en Dave Accounting. Dat bespaart ons heel wat werk. Voorheen dienden we nogal wat data twee maal in aparte systemen in te geven, dat is volledig verleden tijd. Hierdoor werken we dus veel vlugger en accurater.

Kan u daar een voorbeeld van geven?

Dat zijn dikwijls relatief eenvoudige dingen maar die toch een groot verschil maken. Bijvoorbeeld; wanneer een order betaald is dan wordt dat in Dave Order Administration ingegeven en automatisch wordt deze data overgenomen in Dave Accounting. Of neem de domiciliëringen. Zowel de betalingen van onze klanten als de betaling naar onze toeleveranciers lopen ingeval van domiciliëring volledig automatisch. Eénmaal is ingegeven dat dit de betaalwijze is dan zal op het aangegeven moment automatisch de verrichting gebeuren over Isabel naar de bank. Daar heb ik helemaal niks meer aan te doen. En zo zijn er nog tal van bewegingen waarbij ik een zee van tijd bespaar en waar de kans op fouten werd geëlimineerd.

Hoe verliep de overdracht van de gegevens uit uw vorige boekhoudsysteem?

Prima. Als ik terugdenk aan hoe dat vroeger verliep. Want door de jaren heen zijn we wel enkele keren van het ene naar het andere systeem overgeschakeld. In tegenstelling tot de procedure met Dave dienden we toen toch telkens nog heel wat gegevens manueel in te geven. Met Dave liep dit rimpelloos.

 

Dhr. Vincent Messiaen
Zaakvoerder
Messiaen
Apple Mac en PC gebruiker

Mevr. Inge Peirs
Verantwoordelijke boekhouding
Messiaen
PC gebruiker

www.horeca-messiaen.be