Voorlopige afsluiting boekjaar Afdrukken

Wanneer?

  • Indien u een correct overzicht van de openstaande verrichtingen klanten en leveranciers wenst in het nieuwe boekjaar.
  • Om facturen van het vorige boekjaar te kunnen afpunten met de betalingen in het nieuwe boekjaar.
  • Om een balans met de laatste situatie te kunnen verkrijgen.

Hoe?

  1. Vergeet niet om eerst een backup te nemen
  2. Werd het nieuwe boekjaar nog niet aangemaakt? 
  3. Best bent u de enige gebruiker in Dave Account als u het boekjaar afsluit.
  4. Kies menu 'Account - Afsluiten boekjaar'. U krijgt volgend scherm: 
    Alle velden moeten ingevuld worden. De velden die reeds ingevuld zijn, laat u best ongewijzigd.
    • Huidig en volgend boekjaar :
      Indien huidig boekjaar en volgend boekjaar nog op een ouder boekjaar staan dan wat u nu wenst af te sluiten, moet u eerst de oudere boekjaren afsluiten. Indien in beide velden hetzelfde boekjaar wordt weergegeven, moet het nieuwe boekjaar nog aangemaakt worden. Klik hier voor meer uitleg.
    • Dagboek :
      Indien u meerdere Diversen dagboeken heeft, kan u hier het juiste dagboek selecteren.
    • Volgnummer :
      Dit is het eerste vrije nummer in het gekozen dagboek in het nieuwe boekjaar. Dit kan niet manueel aangepast worden.
    • Periode :
      De eerste periode van het nieuwe boekjaar indien dit niet afgesloten is.
    • Datum :
      De eerste dag van het nieuwe boekjaar.
    • Verschil Activa/Passiva boeken naar algemene rekening :
      Meestal wordt hier een wachtrekening (49-rekening) gebruikt, omdat bij de voorlopige afsluiting meestal nog geen volledige openingsbalans kan worden ingegeven. Het verschil wordt dan geboekt naar deze rekening. Bij de definitieve afsluiting wordt dit dan tegengeboekt op dezelfde rekening.
    VoorlAfsluitBoekjaar
  5. Vergeet niet in “Instellingen - Account - Algemeen” het standaard voorgestelde boekjaar, het kalenderjaar en de periode te wijzigen naar de waarden van het nieuwe boekjaar.
  6. Denk ook aan de volgnummers van de documenten.

Periode 99

  • In periode 99 kunt u alle verrichtingen ingeven zonder enige beperking. Het is wel zo dat de ingebrachte gegevens enkel verschijnen in overzichten van dit boekjaar en niet verschijnen in de overzichten van volgend boekjaar.
  • Stel dat u nog een verkoopfactuur zou ingeven in periode 99, dan is deze factuur wel zichtbaar op de historiek van de klant in het af te sluiten boekjaar, maar niet in de historiek van het nieuwe boekjaar. Wenst u dat deze gegevens verschijnen in het nieuwe boekjaar dan moet u nogmaals het boekjaar voorlopig afsluiten.
  • Facturen die worden geboekt in periode 99, worden mee opgenomen in dezelfde BTW-aangifte als van de laatste boekperiode. Natuurlijk enkel vooraleer u de BTW-aangifte verstuurd heeft.
  • OPGELET: Vermijd afpuntingen in een boekjaar dat reeds voorlopig werd afgesloten. De verrichtingen die reeds werden overgedragen naar het nieuwe boekjaar, moeten in het nieuwe boekjaar nogmaals afgepunt worden.

Wat gebeurt er tijdens het voorlopig afsluiten van het boekjaar?

  • Vooreerst wordt er een diverse boeking aangemaakt met overboeking van de saldi van de Activa- en Passiva-rekeningen. Indien er een verschil is tussen Activa en Passiva dan wordt dit geboekt op de gekozen rekening. In normale omstandigheden is dit verschil de nog weg te boeken winst of verlies. 
  • Vervolgens wordt er een tweede diverse boeking uitgevoerd met alle openstaande verrichtingen van klanten en een derde diverse boeking met alle openstaande verrichtingen van leveranciers. 
  • Alle perioden van het huidig boekjaar worden afgesloten en er wordt automatisch een speciale periode 99 aangemaakt, waarin achteraf alle afsluitingsverrichtingen geboekt kunnen worden. Periode 99 mag nooit manueel worden aangemaakt.
  • De status van het huidig boekjaar komt op “Twee boekjaren” te staan. Dit betekent dat in het huidige boekjaar geen nieuwe periodes aangemaakt kunnen worden. U kunt nog steeds in periode 99 van dit boekjaar verrichtingen ingeven en dit zonder enige beperking.
  • Alhoewel historieken van het vorig boekjaar via een diversen dagboek worden overgeboekt, blijven deze historieken toch hun originele gegevens zoals dagboekcode, volgnummer, datum en vervaldatum behouden. In de historiekomschrijving wordt er wel telkens de volgende melding toegevoegd: “Opening via” gevolgd door de dagboekcode en het volgnummer van het diversen dagboek. (Bijvoorbeeld: “Opening via DIV/10”).

Meerdere malen afsluiten

U kunt meerdere malen voorlopig afsluiten. Tijdens zo een voorlopige afsluiting worden alle boekingen die zich in periode 99 bevinden en die nog niet werden overgezet, overgeboekt naar het nieuwe boekjaar. Dit gebeurt telkens via diverse boekingen: een diverse boeking met de bewegingen op de Activa- en Passiva-rekeningen, een diverse boeking met de klantenbewegingen en een diverse boeking met de leveranciersbewegingen.