Case Study HRD Antwerp
DE UITDAGING

Een kleinschalig, transparant en gebruiksvriendelijk alternatief vinden voor de uitgebreide bedrijfssoftware waarmee HRD Antwerp tot begin 2010 werkte.
hrd_microscoop
DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING
HRD Antwerp implementeerde Dave Accounting, Order Administration en Service. Het pakket biedt een eenduidig en accuraat zicht op de boekhouding, vereenvoudigt de invoer van gegevens en de opvolging van de dienst na verkoop.
DE RESULTATEN

HRD Antwerp kon snel overschakelen van de vorige oplossing naar Dave. De open en intuïtieve gebruikersinterface maakt het werk aangenamer en maakt het mogelijk opdrachten sneller uit te voeren. Bovendien ligt de kostprijs van Dave veel lager dan wat er voordien betaald werd.

Dave bezorgt HRD Antwerp efficiënte, gebruiksvriendelijke en betaalbare bedrijfssoftware

logo_hrd
 

Diamonds love Antwerp

Weinig dingen zijn zo onlosmakelijk met elkaar verbonden als Antwerpen en diamanten. De stad stond aan de wieg van de diamantsector zoals we die vandaag kennen. Het keurmerk “Cut in Antwerp”, dat garant staat voor een superieure kwaliteit en uitmuntend vakmanschap, omvat meer dan 550 jaar diamantgeschiedenis. Op die tijd is Antwerpen uitgegroeid tot het wereldcentrum voor diamant, dat de wereldwijde kennis, innovatie en creativiteit op dit gebied bundelt.

Vandaag worden acht op de tien ruwe diamanten verhandeld in Antwerpen, terwijl een op de twee geslepen diamanten de stad passeert. De diamanthandel stelt direct en indirect 34.000 mensen te werk en is verantwoordelijk voor vijf procent van de Belgische en acht procent van de Vlaamse uitvoer. In de Antwerpse “Diamond Square Mile” zijn 1800 internationale diamantbedrijven actief.

AWDC, het Antwerp World Diamond Centre, vertegenwoordigt de collectieve belangen van de Belgische diamantsector en onderhoudt officiële contacten met nationale en internationale overheden en organisaties. AWDC streeft ernaar om de rol van Antwerpen als belangrijkste handelscentrum voor diamant wereldwijd te bestendigen.

hrd_certificaat

HRD Antwerp, de commerciële dochtermaatschappij van AWDC stelt 185 mensen te werk. Sinds 1976 staat HRD Antwerp ten dienste van de diamantsector, en biedt een waaier van diensten aan. De organisatie groepeert 6 departementen: Diamond Lab, Precious Stones Lab, Education, Graduates Club, Equipment en Research. Naast het hoofdkantoor in Antwerpen wordt HRD Antwerp in het buitenland vertegenwoordigd door kantoren in Hong Kong, Tel Aviv, Mumbai, Shanghai, Istanbul en Libanon.

Van Just Software naar de concurrentie… en terug

Eén van de zes afdelingen die onderdeel uitmaakt van HRD Antwerp NV is HRD Antwerp Equipment. Deze afdeling staat onder andere in voor het stockbeheer en de productie. In 2003 ging de afdeling (toen nog onder de naam “Comdiam”, als dochterfirma van de Hoge Raad voor Diamant) voor het eerst op zoek naar een bedrijfssoftware. Ze kwamen al snel uit bij de oplossing van Just Software, Cockpit, en beslisten na enkele demo’s en tests aan de slag te gaan met de modules voor voorraadbeheer en boekhouding.

“De samenwerking tussen Just Software en Comdiam is altijd uitstekend verlopen”, zegt Miel Dams, Purchase verantwoordelijke bij HRD Antwerp Equipment. “Na de herstructurering van het bedrijf werd in 2009 echter beslist om ook orderbeheer toe te voegen aan de software, en zijn we veranderd van leverancier. Het pakket dat toen werd aangekocht bood enorm veel mogelijkheden. Veel teveel bleek achteraf, want het overzicht en de transparantie waaraan we gewend waren geraakt met Cockpit was ver zoek.”

Omdat de nieuwe software voor problemen bleef zorgen, werd in 2010 beslist het pakket opnieuw af te bouwen en op zoek te gaan naar een oplossing. De behoeften van HRD Antwerp waren tijdens het meest recente software-avontuur heel duidelijk geworden. Er was nood aan een kleinschalig, transparant en eenvoudig pakket, dat niet teveel maatwerk met zich meebracht. Een nieuwe Cockpit, eigenlijk.

Dave to the rescue

Intussen hadden ze bij Just Software uiteraard ook niet stil gezeten. Het bedrijf was al een tijdje bezig met de ontwikkeling van een oplossing die het verouderde Cockpit moest vervangen. Tegen de tijd dat HRD Antwerp terug bij Just Software kwam aankloppen, was het nieuwe pakket, Dave, al bij tientallen klanten succesvol geïmplementeerd.

Na een demonstratie van Dave besliste HRD Antwerp om terug in zee te gaan met Just Software. Er werd beslist om in eerste instantie Dave Order Administration, Service en Accounting aan te kopen. Dave Accounting is de boekhoudmodule van Just Software en omvat alle elementen die klanten van boekhoudsoftware verwachten: dagboeken, klantenadministratie, BTW-administratie, elektronisch betalingsverkeer, afschrijvingen, enz. Door de koppeling met Dave Order Administration wordt het ingeven van gegevens tot een minimum herleid en Dave Service beheert het volledige proces van de dienst na verkoop.

“Dankzij de ervaring die de medewerkers al hebben met Cockpit, was de overstap naar Dave peanuts. Bijkomend voordeel was dat we minder moesten investeren in opleidingen”, zegt Miel Dams. “De implementatie zelf verliep iets hectischer, omdat alles heel snel moest gaan. Begin juni hebben we beslist om Dave te implementeren, en we wilden absoluut definitief live gaan op 1 september. Tel daar de zomersluiting van drie weken bij, en er blijft niet zoveel tijd meer over. De software op zich was wel snel geïnstalleerd, maar we wilden zelf de medewerkers de kans geven om een tijdje in de testversie te werken. Tegelijkertijd moesten we alle data overzetten van het ene systeem naar het andere. En om het onszelf nog wat moeilijker te maken, wilden we onze database ineens ook grondig opruimen. Maar uiteindelijk is het ons wel gelukt, op 1 september zijn we zonder enig probleem live gegaan.”

Resultaat en toekomstplannen

Een van de grootste problemen met het vorige boekhoudpakket van HRD Antwerp was dat het veel groter was dan wat de medewerkers eigenlijk nodig hadden. “Door de omvang van het pakket bleef het moeilijk om uit te dokteren op welke manier we de oplossing het beste gebruikten. Dat probleem valt bij Dave volledig weg. Enerzijds ligt dat aan het feit dat we al ervaring hadden met Cockpit, maar anderzijds ook omdat Dave heel gemakkelijk in gebruik en heel open en intuïtief is. Bovendien gaan heel wat zaken veel vlotter. Het aanmaken van een nieuw artikel duurde in het vorige systeem minstens een kwartier, terwijl dezelfde klus nu binnen de minuut geklaard is. Daarnaast blijven we elke dag nieuwe toepassingen en mogelijkheden ontdekken. Een laatste voordeel is zeker ook de prijs, we betalen nu nog een fractie van wat we voordien bij de andere leverancier betaalden,” vervolgt Miel Dams nog.

Momenteel gebruikt HRD Antwerp nog steeds een testomgeving van Dave naast de officiële versie, omdat medewerkers zich geruster voelen om daar een aantal zaken uit te proberen. Het is wel de bedoeling dat die testversie op termijn verdwijnt. Daarnaast is HRD Antwerp momenteel ook de agenda- en CRM-module van Dave aan het testen, om te kijken welke mogelijkheden en voordelen die module voor hen zou kunnen bieden. Tenslotte gaat Dave binnenkort internationaal: ook de buitenlandse kantoren van HRD Antwerp zouden namelijk met Dave gaan werken.


www.hrdantwerp.be