Case Study NetLog
DE UITDAGING

Een efficiënt, compleet en gebruiksvriendelijk alternatief vinden voor de rigide boekhoudoplossing waarmee Netlog tot begin 2010 werkte.
netlog_gebouw
DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING

Netlog implementeerde Dave Accounting, Order Administration, CRM en Budgetten en Maandrapporten.
Het pakket biedt een eenduidig en accuraat zicht op de boekhouding, de communicatie rond facturen en vereenvoudigt de invoer van gegevens.
DE RESULTATEN

Netlog kon in een recordtijd overschakelen naar Dave. De volledige implementatie en opleiding van het personeel heeft welgeteld één dag geduurd. Dankzij de compatibiliteit met Mac kan Netlog veel sneller werken, de intuïtieve gebruikersinterface maakt het werk bovendien aangenamer.

Dave bezorgt Netlog efficiënte, gebruiksvriendelijke en schaalbare boekhoudoplossing

logo_netlog
Download PDF

Over NetLog

Het verhaal van Netlog begon tien jaar geleden, in 2000. Informaticastudent Toon Coppens schreef, als reactie op de destijds populaire chatsites, een programma waarop iedereen een profiel kon aanmaken en richtte zo een van de eerste sociale internet-communities op. De website bleek lokaal een succes, en Toon riep de hulp in van jeugdvriend Lorenz Bogaert om dat succes verder uit te breiden. Al snel werden verschillende grote adverteerders aangetrokken en groeide het aantal leden exponentieel.

Door de sterke focus op lokalisatie, is Netlog vandaag beschikbaar in 30 talen.De sociale netwerksite heeft voet aan grond in 190 landen en telt 70 miljoen leden. In 2009 werd een omzet behaald van ongeveer 11 miljoen euro, waarvan 70% gerealiseerd is in het buitenland. Het leeuwendeel van de inkomsten komt uit advertenties en uit de credits die gebruikers aankopen om te gamen. Netlog is nog steeds gevestigd in Gent en stelt ongeveer honderd mensen (60 FTE’s) te werk.

Boekhoudtragedie

In 2009 werd Hilde Goossens aangesteld als verantwoordelijke van de boekhouding. “Het uitgelezen moment om een alternatief te zoeken voor het vreselijk rigide boekhoudpakket waarmee we tot dan toe werkten”, zegt Hilde. “Naar mijn mening was het programma een ramp: er was geen vrijheid in lay-out, facturen maken was een probleem omdat we documenten eerst moesten opslaan alvorens te kunnen printen en we konden geen rappel-brieven versturen vanuit het programma. Om dan van het tijdverlies nog maar te zwijgen. Gezien we allemaal op Mac werken, hadden we een virtual desktop nodig om via Windows toegang te hebben tot het boekhoudpakket. Hierdoor namen het opstarten en de invoering van gegevens ongelooflijk veel tijd in beslag. Dat in combinatie met de sterke groei van Netlog, waardoor we op korte tijd het aantal facturen per jaar van 300 naar duizend zagen gaan, zorgde ervoor dat de tijd rijp was voor verandering.”

netlog_hilde_goossens

Netlog ging op zoek naar een alternatief en selecteerde na een korte zoektocht vier softwarepakketten om uit te testen. Tijdens die testfase werd vooral gelet op gebruiksvriendelijkheid en vormgeving.

Snelle implementatie van Dave

Na een extra demonstratie van Dave, de platformonafhankelijke bedrijfssoftware van Just Software, en enkele gesprekken tussen beide bedrijven over het afbetalingsmodel hakte Netlog de knoop door: Dave zou zo snel mogelijk worden geïmplementeerd.

Eind 2009 zaten beide bedrijven rond de tafel om een analyse van de specifieke vereisten te maken. Er werd beslist om drie modules te implementeren: Dave Accounting, Dave Order Administration en Dave Communication. Dave Accounting is de boekhoudmodule van Just Software en omvat alle elementen die klanten van boekhoudsoftware verwachten: dagboeken, klantenadministratie, BTW-administratie, elektronisch betalingsverkeer, afschrijvingen, enz. Door de koppeling met Dave Order Administration wordt het ingeven van gegevens tot een minimum herleid en met de Communication-module kan Netlog de communicatie rond in- en uitgaande facturen opvolgen. In de zomer van 2010 kocht Netlog nog de uitbreiding voor budgetten en maandrapporten aan om zelf financiële rapporten in Dave te maken.

Eind januari 2010 heeft Just Software de Dave-database op de Linux-servers bij Netlog geïnstalleerd. Ter voorbereiding op de implementatie exporteerde Netlog zelf in een paar uur tijd alle gegevens uit het vorige pakket in een voorgeschreven formaat dat aangeleverd was door Just Software. De installatie nam een voormiddag werk in beslag, de opleiding die bij het pakket hoort, werd in de namiddag gegeven. Na één dag kon Netlog dus al aan de slag met de nieuwe boekhoudsoftware.

Resultaat

Een van de grootste problemen met het vorige boekhoudpakket van Netlog was dat het enkel in een Windows-omgeving draaide en dat elke verrichting via een virtual desktop moest gebeuren. Dave is platformonafhankelijk, en bood dus meteen een antwoord op dat probleem. Hilde Goossens: “De tijdsbesparing is enorm. Enkel door van programma te veranderen besparen we naar schatting vijftien werkuren per week. Daarnaast biedt Dave veel meer extra mogelijkheden, zoals talrijke export-functies, dan ons vorige pakket. De aangename en intuïtieve gebruikersinterface maken het een plezier om met de software te werken.”

“Ook het contact met Just Software loopt bijzonder vlot”, vervolgt Hilde. “Het bedrijf draagt innovatie en klantenservice hoog in het vaandel, en dat stemt perfect overeen met de bedrijfswaarden van Netlog. Om een voorbeeld te geven: een tijdje geleden was er een probleem met een afschrijvingstabel. In tegenstelling tot andere leveranciers bekijkt Just Software dat soort zaken grondig en passen ze de modules aan, zodat andere bedrijven soortgelijke problemen kunnen vermijden. Regelmatig contacteert Just Software ons met tips en updates om nog beter met Dave te kunnen werken. Daarvoor zijn ook de workshops die het bedrijf organiseert, heel interessant.”

In de toekomst wil Hilde ook de afdeling business development met Dave laten werken. Alles wat daarvoor nodig is, is het aanmaken van enkele extra users. Afhankelijk van de groei van het bedrijf worden mogelijk ook nog de Agenda- en de Service-module aangekocht, maar dat is momenteel nog toekomstmuziek.


www.netlog.be