Case Study Royal Botania
DE UITDAGING

Een complete ERP-tool die de opvolging van de boekhouding en het orderbeheer integreert en die aan de lokale markt is aangepast.
Royal Botania hangmat
DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING

Royal Botania installeerde Dave. Het pakket biedt een eenduidig en accuraat zicht op de boekhouding, de planning en de voorraad.
Royal Botania zetels
DE RESULTATEN

Just Software kon in een recordtijd, voor een fractie van de prijs het volledige ERP-pakket Dave implementeren. De volledige opleiding van het personeel heeft welgeteld één dag geduurd.

Razendsnelle implementatie van ERP-oplossing Dave voor boekhouding, planning en voorraadbeheer van Royal Botania

Logo Royal Botania Download PDF

Over Royal Botania

In 1992 beslisten ex-studiegenoten Kris Van Puyvelde en Frank Boschman om in Antwerpen buitenmeubels in teak te importeren vanuit Indonesië. Beide ingenieurs vonden echter de op de markt beschikbare kwaliteit veel te laag en te traditioneel en besloten hun eigen lijn op te starten, gekarakteriseerd door superieur design en kwaliteit. Op die manier werd Royal Botania een feit. Nu, 17 jaar na het ontstaan, telt Royal Botania wereldwijd meer dan 800 medewerkers. Meer dan 50 mensen werken in hun hoofdkwartier bij Antwerpen, waar de goederen uit een 100.000m2 groot magazijn worden opgestuurd naar klanten uit de ganse wereld.

Waar in de eerste jaren de volledige focus op meubels in teak lag, ontwikkelde het bedrijf spoedig ook nieuwe tuinmeubelcollecties en een volledige buitenverlichting- en badkamerlijn. Door de jaren heen is Royal Botania synoniem geworden voor de meest technisch geraffineerde en de meest gevarieerde buitencollecties, met een perfecte synergie tussen precisie en functionaliteit.

Administratieve verwerking

In 2000 raadde een externe accountant van Royal Botania het bedrijf aan om voor de opvolging van orderbeheer en de boekhouding over te schakelen naar het programma Cockpit, ontwikkeld door het Belgische softwarebedrijf Just Software. Just Software installeerde in nauw overleg met Royal Botania een testversie van de standaardpakketten Cockpit Orderbeheer en Cockpit Boekhouding. Na ongeveer een maand volgde een analyse van de specifieke vereisten zoals de uitwerking van de rapportering. Dit werd een succes en Royal Botania besloot met Just Software in zee te gaan.

De installatie, opleiding en de ganse implementatie van de software nam slechts 3 dagen in beslag. Door middel van bijkomend maatwerk vulde Just Software de behoefte in aan extra functionaliteiten, ontstaan door de zeer snelle groei van de tuinmeubelproducent. Door de blijvende groei van het bedrijf voldeed Cockpit Orderbeheer niet langer aan hun noden. In oktober 2005 leverde Just Software het laatste maatwerk voor Cockpit Orderbeheer. Cockpit Boekhouding bleef in gebruik.

Zoektocht naar een volwaardig ERP-systeem

Wegens de aanhoudende jaarlijkse groei en daarmee gepaard gaande vraag naar extra functionaliteiten ging Royal Botania in 2004 op zoek naar een compleet ERP-systeem, gebaseerd op een SQL-database. Just Software kon op dat ogenblik niet aan deze vraag voldoen, waardoor Royal Botania een SQL-server-pakket in gebruik wilde nemen van Microsoft Dynamics.

Echter, meer dan een vol jaar na de opstart was de implementatie van de nieuw aangekochte software nog steeds niet afgerond. “Er was een ongelofelijk verschil in aanpak tussen lokale softwareontwikkelaars en een centraal ontwikkelde software die verder moet worden aangepast door lokale dealers,” vertelt Kurt Heylen, office manager bij Royal Botania. “We werden geconfronteerd met heel wat technische problemen, eigen aan België en Nederland. Onze gebruikers konden bovendien heel wat handelingen niet zelf doorvoeren. De externe consultant bleef hiervoor verantwoordelijk.”

Toen ook bleek dat Microsoft dit pakket op Europees vlak niet langer zou ondersteunen en dat de reeds beperkte know-how bij MS-partners niet langer zou worden onderhouden, besliste Royal Botania daarom in de tweede helft van 2007 om uit te kijken naar een nieuw ERP-pakket. Het feit dat het project reeds up & running diende te zijn in het begin van 2008, maakte dat veel aangesproken partners afhaakten.

Dave als waardige vervanger

Just Software had ondertussen niet stilgezeten en het softwarepakket Dave ontwikkeld, een nieuwe software ERP-tool. Dave is het resultaat van jaren research en ontwikkeling en biedt veel meer mogelijkheden dan Cockpit. De software is ruimer van opzet (multi-firma, multi-vestiging, multi-magazijn) en is omwille van de SQL-database technisch veel sterker. De persoonlijke aanpak van Just Software en de snelle reactietijden van hun helpdesk deden Royal Botania na een korte evaluatieperiode en de ontwikkeling van extra maatwerk beslissen om de samenwerking met de andere leverancier te beëindigen en te vervangen door Dave. Het veel gunstiger budgettair kaartje vormde een bijkomende troef.

“Royal Botania was op zoek naar een ERP-pakket, dat we in eerste instantie niet konden bieden”, zegt Guido kestens, managing director van Just Software. “En we zagen een gelijkaardige trend bij tal van andere klanten. Wij hebben dan ook hard gewerkt aan een ruimere software en een volwaardige ERP-oplossing. Met onze ontwikkeling van Dave kunnen we hen hierin nu wel perfect servicen. Ook klanten die een zijsprong hadden gemaakt, zijn door het succes van Dave bij ons teruggekomen en gebleven.”

Automatisering van de logistieke processen

Het overzetten van de data uit Cockpit Boekhouding en Microsoft Dynamics naar Dave verliep van een leien dakje. Just Software analyseerde alle beschikbare tabellen en ontwikkelde een migratietool die de gegevens van Microsoft Dynamics GP in enkele muisklikken overpompte naar Dave. Omdat de door Just Software gebruikte ontwikkeltool (Omnis Studio) toelaat om tegelijk databaseverbindingen te leggen tussen de FrontBase database en de SQL-server van Microsoft Dynamics GP, kon Just Software alle informatie in 3 à 4 dagen converteren. Een record! Dit is opmerkelijk omdat de overstap eind 2007 werd opgestart en er op hetzelfde moment een stocktelling plaatsvond. Begin 2008 ging Royal Botania definitief van start met Dave.

In de loop van 2008 startte Just Software een volgende project op: de automatisering van de picking in het magazijn. In samenwerking met Zetes installeerde Just Software een draadloos netwerk en een printer voor het drukken van barcode- en shipping-labels. De orderpickers in het magazijn zijn nu uitgerust met een draadloze terminal en kunnen online en in real-time de voor hen bestemde leveringsbonnen verwerken. Royal Botania kan bijgevolg in één oogopslag een actuele stand van zaken oproepen van de voorraad in de verschillende magazijnlocaties en de status van de verschillende leveringen. De leveringsbon geeft aan welke goederen op welk pallet werden geplaatst. Zo minimaliseerde Just Software het manueel werk en dus ook de foutenmarge.

Begin 2009 ging Just Software nog een stap verder en automatiseerde het transport. Royal Botania kan hierdoor de uitbestede transporten nauwkeuriger opvolgen. Via deze extra module kan eveneens een uitgebreide analyse en rapportering gebeuren.


www.royalbotania.com